La clave de todo está en la organización. Si sabemos organizar nuestras tareas y distribuirlas de manera correcta en una planificación diaria las posibilidades de fracasar son muy bajas.
El secreto para una buena organización se encuentra en las listas, al menos a mí me funcionan increíblemente y por eso las recomiendo. Levantarme una o dos horas antes de comenzar formalmente mi jornada laboral para crear una lista de tareas y asignar prioridades a cada una de ellas me permite saber, desde muy temprano, como va a estar mi día -o al menos tener una idea-. Las prioridades te indican por donde debes comenzar y cuales tareas podrías “dejar para mañana” en caso de que el día no alcance para todo.
El correo electrónico puede ser tu mejor aliado, pero mal administrado puede convertirse en uno de los peores enemigos de la productividad. Aplica algunas técnicas para gestionar la bandeja de entrada de forma más eficiente, filtra los mensajes y atiende los más importantes temprano en la mañana, 30 minutos son suficientes, administra tu tiempo. Existen herramientas para ayudarte con la gestión del correo, sobre todo si usas Gmail.
Aléjate de esos sitios que sabes que te harán perder tiempo. Desactiva las notificaciones del Tweetdeck -o tu cliente Twitter favorito-, olvídate de Facebook, Tumblr, etc. Concéntrate plenamente en tu lista de tareas, luego de cumplir con ellas tendrás tiempo para el ocio. Si no trabajas de forma independiente desde tu casa, sino que lo haces de manera tradicional, para una empresa y dentro de una oficina, tarde o temprano los jefes se darán cuenta de cómo estás desperdiciando el tiempo y probablemente bloqueen el acceso a tus sitios favoritos.
Apaga el móvil, o al menos ponlo en silencio, cuando necesites un mayor nivel de concentración. Muchas veces las llamadas entran en el momento en el que estamos más ocupados y por lo general son para nada importante. Si sabes que tus horas más productivas son, por ejemplo, entre las 8:00 y las 11:00 de la mañana, educa a tus familiares y amigos para que no te llamen durante estas horas si no es algo realmente importante.
Mantén una botella de agua cerca del escritorio donde trabajas, ahorrarás mucho tiempo si no tienes que levantarte a buscar agua cada vez que tienes sed, aunque si bebes demasiada también desperdiciarás tiempo en ir al baño. Muchos pensarán que es algo “extremo”, pero realmente funciona. Además, si trabajas en una oficina donde compartes el espacio con otras personas, cada vez que te levantas generas una distracción para tus compañeros, considera esto.
Nada de lo anterior significa que tenemos que ser esclavos del trabajo. De hecho, es necesario tomarse algunos descansos breves entre tareas para despejar la mente y estirar los músculos. Si lo deseas, aprovecha estas pequeñas pausas para realizar una llamada telefónica, comentar el partido del domingo o lo que te haga sentir mejor, pero ten cuidado de no hacer una pausa muy larga, 5 o 10 minutos son suficientes.
Usa audífonos y escucha tu música preferida, es la mejor forma de bloquear el ruido a tu alrededor sin perturbar a nadie. Además, la música te ayudará a mantenerte activo, despierto y creativo, aunque esto dependerá mucho de la selección musical que hagas.
Cierra las aplicaciones que no estés utilizando para mejorar el rendimiento del ordenador, así podrás trabajar más cómodo y de manera más eficiente. ¿Por qué digo esto?, básicamente porque en algunas de las empresas donde he trabajado me he dado cuenta de que las computadoras que entregan al personal no son precisamente las más rápidas y sé que esto sucede en muchas partes. La mayoría de las compañías no renuevan el hardware de forma tan frecuente como actualizan el software. Este simple consejo puede ayudarte a mejorar tu desempeño si sufres de este problema.